第1 残業代請求が届いた経営者の方へ
突然届いた残業代請求の内容証明郵便などの書面（以下、「請求書面」といいます。）に対し、経営者の皆様は、驚きと不安を感じられていることと存じます。
退職した労働者の場合、「今までお世話になりました」と感謝を述べて退職したにもかかわらず、その退職の次の日に、労働者側の代理人弁護士から内容証明郵便が届くというケースも珍しくありません。多くは退職した労働者からの請求が多いですが、在職中の労働者から請求を受けることもあります。いずれにせよ、他の労働者への波及効果やレピュテーションリスクなども考慮しながら対応を検討する必要があります。 また、請求書面には、請求金額が記載されていることが通常ですが、その金額は数百万円から1000万円を超えることもあります。仮に、（元）労働者が5名で一緒になって各自300万の残業代請求をした場合には、その請求額の合計は、5人×300万円＝1500万円となり、予想外の請求となることも考えられます。
訴訟になれば、いわゆる付加金が請求され、1500万円×2＝3,000万円の請求にもなり得ます。これらに加え、遅延損害金（退職前の場合）も年3%の請求がされ得ますので、合計すると、会社経営を揺るがす金額になることもあります。
加えて、中小企業の場合には、”キャッシュがない”ということもあり得ます。
経営者の皆様の中には、適正に労務管理をしていたという認識かもしれません。
しかし、労働基準法をはじめとする労働法は、労働時間該当性や固定残業代の有効性など、判断が難しい論点が多くありますので、以下で解説するとおり、請求内容の当否を分析した上で、適切に対応をすることが重要になります。
そこで、以下では、残業代請求の書面が届いた時に、経営者として、冷静に対応するためのポイントを解説します。
第2 残業代請求の書面が届いた際にしてはならないこと
残業代請求の書面が届いた際にしてはならないことは、2つあり、それは、
1 届いた請求書を放置すること、
2 自身の自己流で対応してしまうこと、
です。
1 請求書を放置すること
請求書を放置した場合、労働者側弁護士は、❶法的手続き、❷労基署、❸事実の公表などの対応を取ることが考えられます。労働者側弁護士が内容証明を送付している場合、そのまま請求を断念するケースはほとんど想定されませんので、「こんな請求認められない」として、放置することは、問題の先送りにすることを意味しており、問題が大きくなってしまうことにないことに注意するべきです。（なお万が一、裁判所から届いた訴状を放置した場合、先方の請求を認容する判決が言い渡されてしまいますので、特に注意が必要です。この場合、銀行預金の債権などが差し押さえられた上で、強制執行されることになり得ます。）
まず、❶法的手続きについて、労働者側弁護士が、裁判所に対して、労働訴訟の訴え提起または労働審判手続の申立てをすることになります。そうすると、対応が後手になる結果、話し合いでの解決が困難になりますし、解決水準も早期に解決するよりも高くなってしまう可能性があります。また、請求に対して、無視をする不誠実な会社であるという指摘を受けてしまう可能性もあります。
加えて、労働訴訟や労働審判手続の途中に、労働者が１名、また１名と次々に増える可能性もあります。
次に、❷労基署について、労働者側弁護士または労働者本人が、労働基準監督署に対して、未払い賃金がある旨の申告をする可能性もあります。この場合、労働基準監督署から貴社に対して、臨検監督がなされることになり、場合によっては当該退職労働者との関係ではなく、全労働者との関係で、未払い賃金の支払いをするよう是正勧告が出される可能性もあります。
さらに、❸事実の公表などについて、当該労働者が労働組合員の場合、労働組合と協力して、貴社に未払い残業代があることを、ＳＮＳその他の方法で、公表する可能性があります。この場合、貴社が労働者との間で、労働トラブルが発生していることが、世間に知れ渡ることになり、レピュテーションリスクが生じる可能性もあります。
人材不足の場合、貴社にとって、採用活動が極めて困難にもなり得ます。
以上のとおり、対応を放置した場合には、上記のリスクがあることを認識するべきです。
2 自身の自己流で対応してしまうこと
請求書面が届いた際にしてはならないことは、法的知識がない状態で、自己流で交渉を行うことです。例えば、賃金の時効は3年ですが、このことを知らないうちに、先方弁護士の言うとおりに、（債務の存在を認めた交渉などにより）時効の援用を放棄してしまったり、知らないうちに3年分以上の未払い残業代を支払わざるを得なくなってしまったりすることもあり得ます。労働者側弁護士の依頼主は、あくまでも、労働者ですので、労働者側代理人は、法制度の枠内で、労働者にとって有利になるよう活動を行いますので、交渉過程における発言の中に、貴社にとって不利な内容が含まれている可能性を念頭におく必要があります。
したがって、法的な交渉を行うためには、労働者側弁護士と同等及びそれ以上の法的知識を持っていないと、交渉が不利になってしまう可能性があることを理解する必要があります。
では、上記リスクを回避しつつ、対応をしていく場合、どのような観点から、請求書面の内容を確認/分析しつつ、対応をしていくべきでしょうか。
この点について、以下、解説します。
第3 請求書面の確認/分析ポイント
労働者側から届いた請求書面を検討する際の確認ポイントと解説は、次のとおりです。
1 請求金額の確認
通常、請求書の最後に、請求金額が書かれていますので、該当箇所を見て、請求金額のボリュームを確認します。必ずしも請求金額がそのまま認められるとは限りませんが、労働者側がどの位のボリュームで請求を考えているかを把握することで、今後の反論の内容、交渉方針にも影響してきます。
2 （資料開示請求の場合、その対象）
労働者の手元には残業代を計算するための資料がないことも多いため、未払い残業代があるかどうかも含め、具体的な請求をする前に、資料の開示請求をしてくることもあります。この場合、残業代計算のために必要な資料を開示することになりますが、先方が要求している資料が本件とどこまで関連する資料かを検討し、必要な資料の開示の有無及びその範囲を検討していくことになります。
3 時効期間の確認（請求期間はいつからいつか）
現状、時効期間は3年となっていますので、請求対象のうち、時効期間が経過している部分がないかを確認の上、時効期間が経過している部分については、時効援用の主張をすることを検討します。
4 回答期限はいつか
先方が設定している回答期限までに、回答をしない場合、訴訟提起その他の手段を講じる可能性がありますので、いつまでに回答を求められているかを確認します。もっとも、回答期限は、先方が一方的に設定したものではあるため、これを遵守する法的義務まではありませんが、当該期限までに回答することが難しい場合には、その旨連絡をするのが穏当な対応です。
5 今後、何を予告・警告しているか
先方の要求に応じない場合、どのような手段を考えているかを文面上の記載から推測します。例えば、裁判手続き（労働審判、訴訟）、労基署への申告その他が考えられます。
労働者の性格や、代理人弁護士の姿勢、その所属法律事務所のスタイルなどから、ある程度推測できる場合もあります。
6 作成名義は誰か
弁護士名義か本人名義かを確認します。弁護士名義の場合、通常、本人に対する連絡はせずに弁護士宛に連絡をする記載されていますので、本人に対して直接連絡することは控えるべきです。時々、「本人に話せばわかってもらえる」と考える経営者の方もいますが、このような対応は、より問題を大きくしかねないものといえます。
なお、請求者である労働者の性格や置かれた状況も、交渉に大きな影響を及ぼしますので、当然ですが、確認すべきです。
7 作成日付、受領日はいつか
回答期限について、「本書面到達時からX日以内」という設定をしている場合がありますので、対応を放置しないという意味も含めて、しっかりとスケジュール管理をする必要があります。
8 主張の適否の検討
請求内容につき、事実関係に相違あるか、その主張に法的根拠はあるかについて、検討していきます。請求内容の当否を検討する場合には、労働法をはじめとする専門的知識が必要になりますので、専門性の高い使用者側の弁護士に相談しながら、進めていくことを推奨します。
第4 よくある質問【FAQ】
1 交渉が決裂し、労働審判手続の申立てがされると、どうなりますか？
労働審判手続では、早期の和解が行われることが多いです。もっとも、企業としては、「徹底的に戦う」という方針を採用することも、可能です。実際、当事務所には、そういったご依頼がされることも多いです。
2 交渉が決裂し、労働訴訟を提起されると、どうなりますか？
3 交渉が決裂し、（元）社員が労働組合に加入すると、どうなりますか？
労働組合（ユニオン）対応では、早期和解の場合もあれば、長期化する場合も、あります。当事務所では、50件以上の団体交渉の経験がありますので、実務的な助言を行うことができます。
4 当社は、今回残業代請求をされたのですが、当社の労働時間制度は、企業として、特殊なのでしょうか。
5 1年単位の変形労働時間制の目的は何ですか。
業務に繁閑のある事業場において、繁忙期に長い労働時間を設定し、かつ、閑散期に短い労働時間を設定することで効率的に労働時間を配分して年間の労働時間の短縮を図ることが目的です。
6 1年単位の変形労働時間制の定義を教えてください。
労使協定を締結し、所轄労働基準監督署長に届け出ることにより、1か月を超え1年以内の一定期間を平均し1週間の労働時間を40時間以下の範囲以内にした場合、特定の日や週について1日及び1週間の法定労働時間を超えて労働させることができる制度（労働基準法第32条の4）です。
7 1年単位の変形労働時間制を採用するにはどのような要件が必要になりますか。
簡潔に説明すると、1年単位の変形労働時間制を採用する場合には、労使協定を締結し、1か月を超え1年以内の一定期間を平均し1週間の労働時間を40時間以下の範囲にすること等の条件を満たした上で所轄労働基準監督署長に届け出ることが必要です。
具体的には、1年単位の変形労働時間制を実施するときには、労使協定で次の5項目について協定を締結する必要があります。
①対象労働者の範囲
②対象期間（1か月を超え1年以内の期間に限る）及び起算日
③特定期間
④労働日及び労働日ごとの労働時間
⑤労使協定の有効期間
そのうえで、1年単位の変形労働時間制に関する労使協定を締結した場合は、これを所轄労働基準監督署長に届け出る必要があります。また、常時10人以上の労働者を使用している事業場については、1年単位の変形労働時間制を採用する旨を就業規則に記載したうえで、これを所轄労働基準監督署長に届け出る必要があります。
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月）、表現につき一部修正）
8 1年単位の変形労働時間制の対象労働者の範囲について教えてください。
1年単位の変形労働時間制により労働させる労働者の範囲を協定で明確にする必要があります。なお、勤務期間が対象期間に満たない途中採用者･途中退職者などについても賃金の精算を条件に本制度の適用が認められています。
なお、年少者については、原則として1年単位の変形労働時間制で労働させることはできません（ただし、1週48時間、1日8時間以内であれば可能です。）。また、妊産婦が請求した場合には1週40時間、1日8時間の範囲以内でしか労働させることはできないため、1年単位の変形労働時間制で労働させることはできません。
（引用元：
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月））
9 1年単位の変形労働時間制の対象期間について教えてください。
変形労働時間制の対象期間は、その期間を平均して1週間当たりの労働時間が40時間を超えない範囲内において労働させる期間をいい、1か月を超え1年以内の期間に限ります。1年間が最長期間であるので対象期間が1年以内であれば3か月、4か月、半年などの対象期間を採用することも可能です。また、1年単位の変形労働時間制は、対象期間を単位として適用されるものであるため、労使の合意によって対象期間の途中でその適用は中止できないものと解され、少なくともその対象期間中はその適用が継続されます。
（参考：令和３年版 労働基準法 上 厚生労働省労働基準局編 ③コンメンタール p456）
10 1年単位の変形労働時間制の労働日および労働時間の特定について教えてください。
対象期間を平均して、1週間の労働時間が40時間を超えないように対象期間内の各日、各週の所定労働時間を定めることが必要です。これは対象期間の全期間にわたって定めなければなりません。
ただし、対象期間を1か月以上の期間に区分することとした場合には、
①最初の期間における労働日
②最初の期間における労働日ごとの労働時間
③最初の期間を除く各期間における労働日数
④最初の期間を除く各期間における総労働時間
を定めればよいこととなっています。この場合でも、最初の期間を除く各期間の労働日と労働日ごとの労働時間については、その期間の始まる少なくとも30日前に、当該事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合（労働者の過半数で組織する労働組合がない場合には労働者の過半数を代表する者）の同意を得て、書面により定めなければなりません。
これを図示すると次のようになります。
なお、対象期間を通した所定労働時間の総枠は、次の計算式によることになります。
これによって計算すれば、対象期間において所定労働時間として設定できる労働時間の総枠は下表のようになります。
また、1日の所定労働時間を一定とした場合、1週平均40時間をクリアするための1日の所定労働時間と年間休日日数の関係は次のようになります。ただし、次の式による計算結果の小数点以下は切り上げて休日日数を算出します。
1日の所定労働時間が7時間26分の場合上記の式にあてはめると年間の所定労働日数が280日の限度日数を超えることになるため1日所定労働時間は7時間27分が限度となります （1年365日の場合）。ただし、年間労働日数を280日以下にするのであれば7時間26分以下とすることも可能です。
（引用元：
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月）、表現につき一部修正）
11 1年単位の変形労働時間制の労働日数の限度について教えてください。
対象期間における労働日数の限度は、原則として1年間に280日となります（対象期間が3か月以内の場合制限はありません。）。
対象期間が1年未満の場合は下記計算式で上限日数が決まります。
計算式 280日×対象期間中の暦日数：365日（1年365日の場合）
が限度となります。
ただし、前年度において、1年単位の変形労働時間制を協定している場合（以下「旧協定」といいます。）で、旧協定の1日または1週間の労働時間よりも新協定の労働時間を長く定め、及び1日9時間または1週48時間を超えることとしたときは280日または、旧協定の労働日数から1日を減じた日数のうちいずれか少ない日数としなければなりません。
例） 旧協定（対象期間1年間、総労働日数252日）の1日の労働時間の最も長い日が8時間50分、1週間の労働時間の最も長い週が48時間としていたものを新協定で1日の最も長い日が8時間30分、最も長い週が51時間とした場合、旧協定の対象期間中の総労働日数252日から1日を差し引いた日数251日が280日より短いため、新協定の対象期間中の総労働日数は251日としなければなりません。
（引用元：
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月）、表現につき一部修正）
12 1年単位の変形労働時間制の対象期間における連続労働日数について教えてください。
連続労働日数は原則として最長6日までです。
ただし、「特定期間」を設ければ1週間に1日の休日が確保できる日数（最長12日）とすることができます。なお、「特定期間」とは労使協定により対象期間のうち特に業務が繁忙な時期として定められた期間をいいます。対象期間のうち相当部分を特定期間として定める労使協定は、法の趣旨に反して認められません。また、一旦協定した特定期間を対象期間の途中で変更することも認められません。
（引用元：
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月））
13 1年単位の変形労働時間制の1日･1週間の労働時間の限度について教えてください。
1年単位の変形労働時間制には、1日･1週の労働時間の限度が定められており、1日10時間、1週52時間が限度時間です（隔日勤務のタクシー運転者の1日の限度時間は16時間です。）。対象期間が3か月を超える場合、この限度時間を設定できる範囲には次のような制限があります（積雪地域の建設業の屋外労働者等については制限はありません。）。
①対象期間中に、週48時間を超える所定労働時間を設定するのは連続3週以内とすること。
②対象期間を初日から3か月ごとに区切った各期間において、週48時間を超える所定労働時間を設定した週の初日の数が3以内であること。ただし、以上の「週」については対象期間の初日の曜日を起算とする7日間です。
（引用元：
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/roudoukijun_keiyaku/newpage_00379.html 「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月）、表現につき一部修正）
14 1年単位の変形労働時間制の割増賃金の支払いについて教えてください。
労働時間が法定労働時間を超えた場合には、その超えた時間について割増賃金を支払うことが必要です（労働基準法第37条）。次の時間については時間外労働となり、割増賃金を支払う必要があります。
①1日の法定時間外労働 労使協定で1日8時間を超える時間を定めた日はその時間、それ以外の日は8時間を超えて労働した時間
②1週の法定時間外労働 労使協定で1週40時間を超える時間を定めた週はその時間、それ以外の週は1週40時間を超えて労働した時間（①で時間外労働となる時間を除く。）
③対象期間の法定時間外労働 対象期間の法定労働時間総枠（40時間×対象期間の暦日数＋7）を超えて労働した時間（①または②で時間外労働となる時間を除く。）
15 1年単位の変形労働時間制の途中採用者・途中退職者等の取り扱いについて教えてください。
対象期間より短い労働をした者に対しては、使用者はこれらの労働者に実際に労働させた期間を平均して週40時間を超えた労働時間について、次の式により労働基準法第37条の規定の例による割増賃金を支払うことが必要です。割増賃金の清算を行う時期は、途中採用者の場合は対象期間が終了した時点、途中退職者の場合は、退職した時点となります。
なお、転勤等により対象期間の途中で異動のある場合についても清算が必要になります。
具体例は次のとおりです。
☆平成〇年4月1日を起算日とする1年単位の変形労働時間制を次の2名に適用した場合
（各人は所定労働時間だけ労働したものとする。）
（引用元：
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月））
16 1年単位の変形労働時間制において育児を行う者等に対する配慮について教えてください。
1年単位の変形労働時間制を導入する場合においても、育児を行う者、老人等の介護を行う者、職業訓練または教育を受ける者その他特別の配慮を要する者については、これらの者が育児等に必要な時間を確保できるよう配慮をしなければならないこととされています。
17 1年単位の変形労働時間制において就業規則に定めなければならない事項について教えてください。
始業･終業の時刻、休憩時間や休日は就業規則に必ず記載しなければならない事項となっ
ていますから、労使協定により1年単位の変形労働時間制を採用することとした場合にも
変形期間中の各日の始業･終業の時刻等を就業規則に定め、所轄労働基準監督署長に届け 出る必要があります（労働基準法第89条）。
18 1年単位の変形労働時間制を導入する場合の就業規則・労使協定のサンプルはありますか。
こちらの厚生労働省のホームページから得られる資料の6,7ページにサンプルの記載がございます。
「1年単位の変形労働時間制導入の手引き」（平成27年3月）
ただし、あくまでもサンプルですので必ず外部専門家に相談の上修正してお使いください。
19 1年単位の変形労働時間制において、①1日の労働時間の限度が10時間、1週間の労働時間の限度が52時間、②連続労働日数が原則最長6日、③年間の労働日数の限度が280日というルールが労働日･労働時間の特定の際に存在することはわかりました。しかし、このように定めたのち、残業をさせた結果、実際の勤務時間や勤務日が①から③のルールに抵触することとなった場合には違法となるのでしょうか。
それら①から③のルールは労使協定で定める労働時間、労働日、すなわち、所定労働時間、所定労働日に関する限度であるので、労基法第33条又は36条に基づき時間外･休日労働としてこの限度を超えて労働させること自体はできます（36協定を締結したうえで割増賃金を支払えば違法ではありません）。
参考:令和3年版 労働基準法 上 厚生労働省労働基準局編 ③コンメンタール p462
20 １年単位の変形労働時間制について、特定された労働日又は週の労働時間を対象期間の途中で変更することはできるか。
「類型別 労働関係訴訟の実務 [改訂版]Ⅰ （佐々木宗啓ほか）」によれば、以下のように示されています。
１年単位の変形労働時間制について、特定された労働日又は週の労働時間を対象期間の途中で変更することはできるか。
上記の下線部の内容については、以下のQ&Aをご参照ください。
21 20の休日振替の「一定の要件」について詳細を教えてください。
通達では、1年単位の変形労働時間制を採用した場合における休日振替の要件、効果について、次のように示されています（平6.5.31基発330号、平9.3.28基発 210号、平11.3.31基発168号)。
1年単位の変形労働時間制は、使用者が業務の都合によって任意に労働時間を変更することがないことを前提とした制度であるので、通常の業務の繁閑等を理由として休日振替が通常行われるような場合は、1年単位の変形労働時間制を採用できない。
なお、1年単位の変形労働時問制を採用した場合において、労働日の特定時には予期しない事情が生じ、やむを得ず休日の振替を行わなければならなくなることも考えられるが、そのような休日の振替までも認めない趣旨ではなく、その場合の休日の振替は、以下によるものであること。
①就業規則において休日の振替を必要とする場合に休日を振り替えることができる旨の規定を設け、これによって休日を振り替える前にあらかじめ振り替えるべき日を特定して振り替えるものであること。この場合、就業規則等において、できる限り、休日振替の具体的事由と振り替えるべき日を規定することが望ましいこと。
②対象期間（特定期間を除く。）においては連続労働日数が6日以内となること。
③特定期間においては1週間に1日の休日が確保できる範囲内であること。
また、例えば、同一週内で休日をあらかじめ8時間を超えて労働を行わせることとして特定していた日と振り替えた場合については、当初の休日は労働日として特定されていなかったものであり、労働基準法第32条の4第1項に照らし、当該日に8時間を超える労働を行わせることとなった場合には、その超える時間については時間外労働となるものである。
第5 動画解説
本記事に関連する動画解説を希望される方は、下記YouTubeをご視聴下さい。
第6 ダウンロード資料：「T-Lawの羅針盤」
「T-Lawの羅針盤」（残業代請求を受けた場合のNG対応とファースト・アクション）【チェックリスト付き】をご希望の企業・士業の方々は、こちらから、ダウンロード下さい（無料）。
★労働者側のダウンロードは禁止です。
第7 補足：参考情報
１、今後、新しい情報が入れば、アップデートしたいと思っています。
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